O arquivo XML é o formato digital oficial da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e tem papel fundamental no cumprimento das obrigações fiscais e contábeis. Entender onde localizá-lo, como baixá-lo e sua importância é essencial para a gestão eficiente de qualquer empresa.
A seguir, veja como acessar o XML da nota fiscal e por que ele é indispensável para a sua organização.
O que é o XML de uma nota fiscal?
O XML é um arquivo digital padronizado que armazena todas as informações detalhadas de uma NF-e. Ele é gerado no momento da emissão e registrado nos sistemas da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Esse arquivo contém dados essenciais como:
- Informações do emitente e do destinatário;
- Descrição de produtos ou serviços;
- Valores e impostos envolvidos;
- Chave de acesso para consulta.
Onde encontrar o XML da nota fiscal?
- No sistema emissor de NF-e: O arquivo é gerado automaticamente e pode ser acessado no painel de controle do software utilizado.
- Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE): A chave de acesso, impressa no DANFE, permite consultar e baixar o XML no portal da Sefaz.
- Portal da Sefaz: Por meio da chave de acesso, é possível consultar a nota fiscal e, com o uso de um Certificado Digital, realizar o download do XML.
Por que o XML da nota fiscal é importante?
O XML é indispensável para diversas finalidades fiscais e administrativas, como:
- Controle Fiscal: Garantir a regularidade das operações junto aos órgãos fiscalizadores;
- Contabilidade: Registrar informações financeiras com precisão;
- Auditorias: Facilitar a verificação de transações durante fiscalizações;
- Compliance: Assegurar que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária.
Como baixar o XML da nota fiscal?
Existem duas formas principais de obter o arquivo XML da NF-e:
1. Pelo sistema emissor de NF-e:
- Acesse o software de emissão de nota fiscal;
- Localize a nota fiscal desejada;
- Clique na opção “Baixar XML” para realizar o download.
2. Pelo portal da Sefaz:
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado;
- Informe a chave de acesso (disponível no DANFE);
- Utilize um Certificado Digital para validar e baixar o XML completo.
É possível consultar a NF-e sem Certificado Digital?
Sim, mas com limitações. Sem o Certificado Digital, é possível apenas verificar dados básicos da nota fiscal. Para acessar o XML completo, é obrigatório utilizar o Certificado Digital.
Passo a passo para emitir e baixar o XML da NF-e
- Acesse o sistema emissor de NF-e: Realize login na plataforma utilizada pela sua empresa.
- Preencha os dados da NF-e: Inclua informações do emitente, destinatário, descrição dos produtos/serviços e tributação.
- Emita a nota fiscal: Verifique os dados e finalize a emissão do documento.
- Baixe o XML: Após a emissão, localize a NF-e e clique na opção de download do arquivo XML.
- Envie ao destinatário: Encaminhe o XML por e-mail ou outro meio digital, garantindo a conformidade legal.
Conclusão
Manter o XML da nota fiscal organizado e acessível é essencial para assegurar a conformidade fiscal e facilitar auditorias. Utilize os procedimentos corretos para baixar e armazenar esses documentos, garantindo a regularidade das suas operações junto aos órgãos fiscais.
Fonte: RS Informa & Revista Business – Informativo Março/2025