Manter uma empresa regularizada vai muito além de emitir notas fiscais ou pagar impostos. A estrutura societária também exige atenção constante, principalmente quanto ao cumprimento das chamadas obrigações acessórias – deveres legais que, se negligenciados, podem gerar sanções, impedimentos e até bloqueios no CNPJ.
O que são obrigações acessórias societárias?
São documentos, registros e atualizações que não envolvem diretamente o pagamento de tributos, mas que são exigidos para manter a empresa em conformidade com os órgãos públicos.
Essas obrigações estão vinculadas à estrutura jurídica e societária da empresa e são fiscalizadas por órgãos como:
- Receita Federal
- Juntas Comerciais
- Cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas
- Órgãos estaduais e municipais, quando aplicável
Principais obrigações acessórias do Departamento Societário
- DBE – Documento Básico de Entrada
- Emitido pela Receita Federal, o DBE é obrigatório para qualquer alteração de dados do CNPJ, como:
- Mudança de endereço, nome empresarial, atividades (CNAE), capital social, quadro societário etc.
- O DBE é utilizado para comunicação oficial com o CNPJ, devendo estar alinhado com os dados registrados na Junta Comercial.
- Eventos do CNPJ (Receita Federal)
- Após qualquer alteração societária, é necessário atualizar os dados cadastrais do CNPJ por meio do Coletor Nacional.
- Alteração contratual
- Alteração do nome empresarial ou fantasia
- Encerramento de atividades
- Inclusão/exclusão de atividades econômicas (CNAEs)
- O não cumprimento pode impedir a emissão de certidões e gerar pendências fiscais.
- Registro na Junta Comercial (ou Cartório)
- Qualquer alteração no contrato social deve ser protocolada na Junta Comercial do estado ou em Cartório, no caso de associações e fundações.
- A falta de registro invalida juridicamente a alteração e pode gerar entraves legais e tributários.
- Atos e formulários exigidos pelo DREI
- O DREI (Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração) padroniza os procedimentos societários no Brasil.
- Seguir os manuais e modelos aprovados pelo DREI é essencial para:
- Evitar exigências no processo de registro
- Garantir validade dos atos societários
- Facilitar a integração com a REDESIM
- Atualização cadastral em órgãos municipais e estaduais
- Algumas prefeituras e SEFAZ estaduais também exigem que as alterações societárias sejam comunicadas localmente, como em:
- Cadastros de ISS e ICMS
- Alvarás e licenças
- Ignorar essa etapa pode resultar em suspensão da inscrição municipal ou estadual.
O que acontece se a empresa não cumprir essas obrigações?
- Impossibilidade de emitir certidões negativas
- Risco de autuações fiscais
- Impedimento para participação em licitações ou obtenção de crédito
- Dificuldade para alterar dados bancários ou abrir novas contas
- Irregularidade do CNPJ ou cancelamento de inscrição
Sempre que houver qualquer alteração na estrutura da empresa, consulte seu contador ou jurídico para avaliar quais obrigações acessórias precisam ser cumpridas.
Regularidade documental é sinônimo de segurança jurídica e operacional.
Fonte: RS Informa & Revista Business – Informativo Janeiro/2026