Guia: Preparação para a ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória exigida pela Receita Federal, destinada a todas as pessoas jurídicas — inclusive imunes e isentas — com exceções específicas previstas em lei. Esse arquivo eletrônico tem como principal objetivo fornecer informações detalhadas sobre a apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Por ser uma obrigação fiscal complexa e de grande relevância, a preparação para o envio da ECF deve ser feita com antecedência, garantindo que todos os dados contábeis e fiscais estejam corretos, consistentes e alinhados com as demais obrigações acessórias da empresa.

Este guia prático ajudará você a entender o que é a ECF, quais os principais pontos de atenção e como preparar sua empresa para enviar essa obrigação de forma eficiente e segura.

O Que é a ECF?

A ECF, instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela substituiu a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e conecta as informações contábeis e fiscais das empresas, permitindo maior transparência na apuração dos tributos.

A ECF deve conter todas as informações que impactam a apuração do IRPJ e CSLL, abrangendo receitas, despesas, ajustes fiscais e compensações de prejuízos.

Quem Está Obrigado a Entregar a ECF?

Todas as pessoas jurídicas devem apresentar a ECF, inclusive as imunes e isentas, exceto:
❌ Empresas optantes pelo Simples Nacional;
❌ Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
❌ Pessoas jurídicas inativas (sem atividade operacional, patrimonial ou financeira).

As empresas sujeitas ao Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado devem entregar a ECF, sendo que a complexidade da escrituração varia conforme o regime tributário adotado.

Principais Blocos da ECF

A ECF é organizada em blocos, cada um com informações específicas:

🔹 Bloco 0 — Abertura, Identificação e Referências
Contém dados cadastrais da empresa e informações iniciais.

🔹 Bloco C — Informações Recuperadas da ECD
Importa os dados da Escrituração Contábil Digital (ECD), garantindo consistência entre contabilidade e fiscal.

🔹 Bloco E — Plano de Contas e Mapeamento
Apresenta o plano de contas contábil e o vínculo com o plano referencial da Receita.

🔹 Bloco J — Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
Demonstra as movimentações patrimoniais e financeiras.

🔹 Bloco L — Lucro Líquido e Ajustes do Lucro Real
Detalha os ajustes necessários para o cálculo do IRPJ e CSLL.

🔹 Bloco M — Base de Cálculo do IRPJ e da CSLL
Mostra o detalhamento das bases de cálculo e compensações de prejuízos.

🔹 Bloco N — Apuração do IRPJ e CSLL
Demonstra os cálculos finais, pagamentos, saldos a compensar e incentivos fiscais utilizados.

Organização dos Documentos Contábeis e Fiscais

Antes de elaborar a ECF, certifique-se de que:
✅ A Escrituração Contábil Digital (ECD) está validada e assinada;
✅ Os balancetes e demonstrações financeiras estão fechados e conciliados;
✅ Os livros fiscais e contábeis não apresentam divergências entre registros contábeis e fiscais.

Conciliação Contábil e Fiscal

A conciliação é fundamental e envolve:
✔ Comparar saldos contábeis e fiscais;
✔ Identificar e corrigir divergências;
✔ Garantir que ajustes fiscais estejam registrados corretamente.

Revisão do Plano de Contas Referencial

O plano de contas da empresa deve estar corretamente vinculado ao Plano de Contas Referencial da Receita Federal, para que as informações sejam classificadas conforme as exigências fiscais.

Ajustes do Lucro Real ou Presumido

Lucro Real: Verificar adições e exclusões para apuração do IRPJ/CSLL, além da compensação de prejuízos fiscais de anos anteriores.
Lucro Presumido: Conferir a base de cálculo e as alíquotas aplicadas.

Uso do Validador da Receita Federal

A Receita disponibiliza o Programa Validador e Assinador (PVA) para validar e transmitir o arquivo digital.
Boas práticas incluem:
✔ Realizar validações prévias para evitar erros;
✔ Corrigir inconsistências apontadas pelo programa;
✔ Testar a importação do arquivo para garantir que os dados estejam corretamente estruturados.

Prazos e Penalidades

📅 A ECF deve ser entregue anualmente, com o prazo final de 31 de julho do ano seguinte ao período de apuração.
Atrasos ou erros podem gerar penalidades:

Multa de 0,25% sobre a receita bruta por mês, limitada a 10% da receita bruta do período;
Multa mínima de R$ 500,00/mês para Lucro Presumido;
Multa mínima de R$ 1.500,00/mês para Lucro Real.

Além disso, inconsistências ou omissões podem resultar em penalidades adicionais.

Conclusão

A preparação para a ECF exige planejamento, organização e rigor no controle das informações contábeis e fiscais.
Adotar boas práticas, realizar conciliações prévias e utilizar ferramentas adequadas são medidas essenciais para garantir o envio correto, evitando problemas com o Fisco.

Se sua empresa ainda não iniciou essa preparação, é hora de agir!
Contar com o suporte de profissionais especializados e de um contador experiente pode evitar riscos e garantir total conformidade.

Fonte: RS Informa & Revista Business – Informativo Maio/2025

Guia Prático: Preparação para a ECF (Escrituração Contábil Fiscal)